Die Digitalisierung hat im Rathaus Rheurdt zu einer steigerung der Produktivität geführt. Durch den Einsatz digitaler Technologien konnten Arbeitsprozesse effizienter gestaltet und Verwaltungsaufgaben vereinfacht werden. Bürgerinnen und Bürger profitieren von einem schnelleren und unkomplizierteren Service, da Behördengänge online erledigt werden können. Die Modernisierung des Rathauses durch Digitalisierung zeigt, dass innovative Lösungen auch in traditionellen Institutionen erfolgreich umgesetzt werden können. Die Verwaltung ist nun in der Lage, Ressourcen effektiver einzusetzen und Zeitersparnisse zu erzielen, was zu einer Verbesserung der Servicequalität für die Bürgerinnen und Bürger führt.
Digitalisierung steigert die Produktivität im Rathaus Rheurdt und erleichtert Arbeitsabläufe
Im Rheurdter Rathaus schreitet die Digitalisierung voran. Das ist auch nötig, da die kleinste Gemeinde am linken Niederrhein mit anderen Kommunen zusammenarbeiten muss: Stellenausschreibungen werden von der Gesellschaft für Kommunallogistik übernommen, die im Wachtendonker Gemeindeteil Wankum sitzt. Und mehrere Leistungen werden von anderen Gemeinden übernommen, zum Beispiel die Geschäftsbuchbuchhaltung von Kerken und die Gemeindekasse von Issum. Seit April 2023 läuft auch das Bewerbungsmanagement in Rheurdt komplett übers Internet. „Das beginnt schon bei der Erstellung und Veröffentlichung der Stellenausschreibungen“, berichtet Ralf Spengel, Fachbereichsleiter für die allgemeine Verwaltung und Finanzen. „Es geht weiter bis hin zu der Beurteilung und Auswahl der geeigneten Kandidaten“, sagt er. So entfielen etwa das Ausdrucken und Verteilen der Unterlagen an alle, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind. Postalische Anschreiben seien daher nicht mehr notwendig.
Seit Januar 2024 bucht und bearbeitet die Gemeinde Rheurdt Rechnungen nun vollständig digital. Die Rechnungen, die digital eingehen, werden nicht mehr ausgedruckt und solche, die analog ankommen, werden von der Poststelle eingescannt, um sie digital weiterbearbeiten zu können. „Damit entfallen Wegezeiten und Versandkosten“, beschreibt Spengel den digitalen Rechnungsworkflow, der über das Buchhaltungssystem SAP läuft. „Es gibt keine Postwege mehr vom Rheurdter zum Aldekerker Rathaus, wo die Geschäftsbuchhaltung abgewickelt wird, und zum Issumer Rathaus, wo sich die Gemeindekasse befindet“, sagt er.
Zudem hat Rheurdt im vergangenen Jahr schrittweise die digitale Infrastruktur im Rathaus ausbauen lassen. So wurde etwa ein zweiter Serverraum eingerichtet. Die Gemeinde zentralisierte auch die Drucker und ließ ein Intranet erstellen, um die Kommunikation zwischen den Büros im Rathaus zu verbessern. „Weil alle erforderlichen Dokumente und Daten zentral gespeichert werden, können Mitarbeitende nun strukturiert und direkt auf sie zugreifen“, sagt Spengel.
Rheurdt setzt auf Digitalisierung: Effizienzsteigerung durch Bewerbungsmanagement und digitale Rechnungsbearbeitung
Die Digitalisierung entlastet die Mitarbeitenden des Rathauses. „Die Digitalisierung wirkt sich positiv auf die Produktivität aus und lässt uns noch effizienter arbeiten“, sagt Spengel. „Dadurch lässt sich Mehrarbeit aus immer neuen Aufgaben ein Stück weit kompensieren.“
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